义工问答

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义工问答 FAQ
(2020年12月更新)

一. 关于FAQ

1. FAQ 是啥意思?

FAQ 是FREQUENTLY ASKED QUESTION的首字母缩写,常见问题的意思。OCEF网站常见问题栏目中已经有一套为捐款人准备的常见问题。随着OCEF义工队伍的壮大,我们的义工们也制作一套常见问题,希望能够对义工朋友们有所帮助。义工FAQ是会根据实际问题不断更新的,如果你在FAQ中找不到需要的答案,欢迎跟我们联系( 该E-mail地址已受到防止垃圾邮件机器人的保护,您必须启用浏览器的Java Script才能看到。 ),继续提问。

2. 有问题如何提出?是不是我的问题肯定能得到答复?

如果是具体的工作问题,通常向你所在的职能组组长副组长提问能得到更具体的解释。如果是一般性的问题 ,或者你认为需要跨组了解到问题,可以写邮件至 该E-mail地址已受到防止垃圾邮件机器人的保护,您必须启用浏览器的Java Script才能看到。 ,对于这个邮箱我们是有问必答的。北美的义工也可以直接打电话到我们的留言信箱,(281)-506-2018。

3. 设置专人答复重复性问题不是很浪费人力吗? 如果这些不牵涉到机密问题的邮件能够在某个地方公布于众,让大家都知情,不会有什么坏处,也许能节省许多沟通资源?

OCEF的网站上公布的信息量其实很大,但是不同信息在不同地方更新,对于不少义工来说,查找这些信息就不太方便。这也是我们制作义工FAQ的一个出发点。不过基于既有的工作经验,永远都有人提问,任何方式的固定信息公布都不能取代  该E-mail地址已受到防止垃圾邮件机器人的保护,您必须启用浏览器的Java Script才能看到。  的作用。

4. OCEF主要的工作渠道与信息发布是什么?

OCEF的职能组主要通过邮件和微信进行工作。这与具体的工作内容或者性质,以及义工们的工作习惯有关。目前OCEF最主要的信息发布渠道是网站,邮件,微信,Facebook和微博。

二. 关于义工申请

5. 我递交申请表格已经有一段时间了,但是还没有人和我联系,我应该怎么办?

如果是网络填写的义工申请(https://ocef.org/joinus),我们一般会立即给新人发送欢迎信到你登记的邮箱中人力组义工会尽快通过微信或者邮件跟你联系加你进新义工微信群。如果因为种种原因你没有义工和你联系,请发邮件至 该E-mail地址已受到防止垃圾邮件机器人的保护,您必须启用浏览器的Java Script才能看到。 人力组义工会为你查询。同时,欢迎访问https://ocef.org/myocef直接参与回信工作, 给与受助学生温暖和鼓励。任何问题,请查看回信工作FAQ.   如果不记得密码可以重设密码,新的密码会发到你注册时提供的电子邮箱。用户名是你的义工号码,如果不记得,可以通过系统查找。 请注意,为了方便联系,请提供准确的微信ID和电子邮箱地址。

6. 我想参加义工,但是平时时间不多可以吗?有没有一些短期的工作?

没问题,大家都是利用业余时间来做的,有时间多做一点,没时间少做一点。根据自己的情况,做合适的工作。

我们核心岗位的义工需要长时间稳定投入地工作,每天或者每周投入时间不一定要很多,但是要求能够坚持。如果你的时间波动性很大,可以参与短期性的活动,比如学生申请资料的审批,给小朋友写信等等,微信义工群里会提前发出召集通知。所以,请特别注意所属义工微信群里的通知,因为短期召集工作会给在群里发通知,如果到时候有时间,请一定来参加我们的短期工作。

7. 作为一名新人,怎么样才能尽快上手?

了解基金会:认真阅读官网,了解基金会的背景和主要项目,网站上的信息量非常大,绝大部分问题可以在网站上找到答案。也欢迎访问微信公号,阅读义工快讯和FAQ, 以便充分了解OCEF。

主动找事做。新义工一个比较普遍的问题是没有人带就不知道做什么。我们职能组的组长工作压力都很大,不一定能面面俱到地带每一个新义工。新义工的主动性非常关键,如果你有什么好的想法,可以主动提出,自己做起来。这样的新人是最受欢迎的。

我们的义工工作分配是本着尊重义工本人的兴趣和愿望为原则,所以在工作一段时间以后,如果觉得想要换成别的组,或是希望做更多的工作,可以在义工群里留言或者联系 该E-mail地址已受到防止垃圾邮件机器人的保护,您必须启用浏览器的Java Script才能看到。 ,人力组的义工会与你讨论合适你的工作。

8. 义工为什么强调长时间稳定的投入?

大家都是利用业余时间来做义工,有时间多做一点,没时间少做一点。但对于一个组织来说,很多工作项目有自己的时间周期。义工流动性大,就会导致很多工作不能有效完成。

OCEF面临的一个难题是,虽然每天新申请的义工很多,但是可以长时间稳定投入的就相对有限,我们多数职能组都有一定程度的人手紧张情况。所以我们希望有更多可以长时间稳定投入的义工。所谓的长时间,不是需要很多时间,而是在相对长的一段时间内,稳定的工作量。每周2个小时或以上就是很好的活跃义工。

9. 我是新义工,想多了解一下大家,怎么办?

这里 OCEF 20周年特刊帮助大家了解基金会历史:https://www.ocef.us/

还有一线采风可以了解一线工作以及我们的长期义工包括一线协调员:https://www.ocef.org/publication/frontline-reports。当然最好的了解方式还是加入功能组,直接交流是增进互相了解最有效的方式。

三. 关于义工工作

10. 我平时比较忙,一般不会上OCEF主页,对OCEF的活动了解甚少,更不要说参与其中了。所以,我想问一下有没有比较好的信息发布渠道,能使更多义工奉献自己的力量?另外,OCEF有没有一个event calendar, 让大家知道正在发生什么事?有什么会议活动之类的。

有效发布义工们关心的消息和不要过多用垃圾邮件打扰义工之间存在一个矛盾。除了在相关功能组微信群发布活动信息之外, OCEF的任何重大活动都会同时在官网和微信公号上更新公开,关注官网和微信公号是了解全面动态的最佳手段。我们将不断努力,进一步满足义工们的知情需求。

对于任何一个组织来说,经常性的沟通碰面的意义是任何微信邮件电话都不能取代的。但OCEF的工作性质决定,大量的工作是日常性的在线的,短期活动是工作的一个重要组成部分,但不是义工工作的主体。具体的会议活动组织安排由各职能组地方组自行决定。我们鼓励义工们多搞一些活动,哪怕不是与助学直接相关的,也能加强凝聚力,提高工作效率。建议您联系您当地的义工,甚至由您出头当组织者,搞一次义工见面活动,这样开了个头,以后大家就会有兴趣更多地见面了。现有的活跃地区地方组如下:休士顿分会;北加分会;芝加哥地方组;西雅图义工组; University of Illinois at Urbana-Champaign (UIUC) Student Club;除了基金会内部工作会议以外,建议这种活动也邀请非基金会义工参加(比如义工的朋友/同学/家人等)以吸引她们扩大义工队伍。

11. 哪些规章制度是基金会统一制定,大家必须遵守,又有哪些权力下放给了职能组,由他们自行决定?

请参阅OCEF网站上的相关页面,基本上来说OCEF统一制定的制度多是原则性,具体工作相关部分往往应该从职能组寻求解释。 重要规章制度包括:

12. 基金会有十九个职能组,上面还有一些委员会。我们怎么知道OCEF中到底有什么事情发生?是不是必须加入某个职能组在其中工作才能了解相关信息,其它义工有没有知情权和话语权?

OCEF发展至今,规模大了很多,也不再是创始时代扁平结构。不同职能组之间确实存在一定的信息沟通障碍。除了不同义工组内部微信沟通之外,另一个沟通努力是每个月的义工快讯,对所有义工群发,同时在网站上也有每期PDF版。对于愿意主动打破这些障碍,了解更多OCEF工作状态的意图,我们是非常欢迎的。具体职能组的信息沟通,需要由职能组长负责执行。如果你希望了解任何一个职能组的具体工作情况,请跟  该E-mail地址已受到防止垃圾邮件机器人的保护,您必须启用浏览器的Java Script才能看到。 联系,我们将视情况将你和某功能组负责人联系,帮助你了解最新的工作状况。

关于话语权的问题,我们欢迎义工们对目前的工作提出任何意见或者建议,但话语权并不意味着任何人都可以来干涉具体的工作执行。OCEF的所有工作都有既定的执行流程,不会为流程外的意见所干扰。如果你对现有的工作有很大意见,执行话语权的最好方式来是加入这个工作,身体力行第来改变。

四. 关于OCEF

13. OCEF有没有一个organization chart可以让大家知道谁是谁?到底OCEF有哪些职能组,从事哪些工作?OCEF到底公开哪些信息?

请查阅OCEF网站上的相关页面:

14. 我觉得我的意见或建议是合理的,为什么基金会不接受我的意见或建议?我有一个很好的想法能改进现在的工作?怎样才能获得基金会的支持来落实?

这个问题与楼上的类似。我们每个义工在具体的工作中都会有自己的想法,而做出决策的领导义工需要了解各方面的看法。你的意见也许是合理的,但相反的意见也可能有合理成分,最终的决定是权衡的结果。你的意见或者建议没有被采纳,并不等于没有被听见。想要进行改变的话,最好还是直接从可以做的事情做起。OCEF的资金和人力都有限,不可能满足所有好的想法和建议,但如果你的工作被实践肯定了,就会得到更多相关的资源。当然,OCEF理事会如果对于有价值的意见或者项目达成共识的话,还是会进行大笔投入。高中生项目,教师资助项目就是这样产生的。

15. 我始终不能理解的是,为什么基金会的工作就是少数人在那里运作?基金会为什么不能增加透明度?

OCEF的注册义工数量已经超过8000了,但是骨干义工数量非常有限,这可能就是“少数人”在那里运作的问题。我们非常希望“少数人运作”的情况得到改善,这不是因为我们只允许少数人来运作,而是只有少数人愿意进来运作。骨干义工是OCEF的脊梁。我们一直不缺乏提意见的义工,但是非常非常缺乏做事的义工。我们欢迎有意愿的义工投入更多的时间精力,成为“少数人”,使OCEF真正变成多数人运作的组织。OCEF的透明度问题,如果是一个问题的话,更多是技术层面的信息组织问题,只要大家提出来,我们愿意尽力来改善。

16. 在很多场合接触到很多热心想帮助小孩的个人或团体他们想出力但又没有信任的组织,我们作为有经验,有品牌的组织,可以给那些人提供帮助吗?

这是一个相当普遍的问题。很多义工朋友是因为OCEF做助学才加入OCEF,但在实际工作中发现很难帮助到具体某个孩子。需要说明的是,助学工作是一项有成本的工作,而且成本可能相当高昂。OCEF的助学有一整套完整的实施方案,请参考相关网页上的流程。投放捐款需要有当地协调员,OCEF监察员的配套,为了保证捐款得到有效合理并且经济的使用,我们常常无法满足某个具体的求助。尤其在两免一补逐渐完善的今天,OCEF对中小学生的资助点的控制相应收紧,在满足要求的资助点上规模有所增加。想要切实地帮助一些孩子,最好的办法是加入助学组工作,这样能了解可行性与可能性。


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